Özel yazılım fiyatı neye göre belirlenir: CRM, stok takip, randevu sistemi

Bana "stok takip programı yaptırmak istiyorum" diye gelen işletmelerin yarısına özel yazılım yazmıyorum; hazır bir program işlerini görüyor ve daha ucuz. Diğer yarısında hazır program işletmenin akışına uymuyor, her ay kiraya dönüşmüş ya da başka sistemlerle konuşmuyor. Fiyat konuşmadan önce bu ayrımı yapmak gerekiyor; sonra fiyatın kalemleri geliyor.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Hazır program şu durumda kazanır: ihtiyacınız sektörde yaygın (muhasebe, basit stok, randevu defteri), ekip küçük, akışınız programın akışına uyabilir. Özel yazılım şu durumda kazanır: işinize özgü bir akış var (bayi fiyatı, üretim takibi, sahada teklif), birden fazla sistem birbiriyle konuşmalı (muhasebe, e-ticaret, WhatsApp), kullanıcı sayısı büyüdükçe lisans bedeli kiraya dönüşüyor ya da veriniz kendi sunucunuzda kalmalı. İlk görüşmede ihtiyacı yazarız; hazır sistem yetiyorsa bunu söylerim.

Özel yazılımın fiyatını oluşturan kalemler

Akış ve ekran sayısı. Sipariş girişi, stok düşümü, teklif, fatura aktarımı, raporlar: her akışın ekranı, kuralı ve testi vardır. Teklifte akış listesi yazmalı; "CRM" ya da "ERP" sözü tek başına kapsam anlatmaz.

Kullanıcı ve yetki. Tek kişinin kullandığı panel ile patron, muhasebe, saha ekibi ve bayinin farklı yetkilerle girdiği sistem aynı iş değil. Yetki düzeni baştan kurulur, sonradan eklemek pahalıdır.

Entegrasyon. Muhasebe programı, e-ticaret sitesi, ödeme altyapısı, kargo, WhatsApp Business, barkod ya da terazi gibi cihazlar. Her bağlantı ayrı bir iştir ve karşı tarafın kurallarına bağlıdır; bazı programlar dışarı veri vermez, bu baştan araştırılır.

Veri aktarımı. Mevcut Excel dosyaları ya da eski programdaki kayıtlar yeni sisteme taşınacak mı? Temizlenmesi gereken veri, görünmeyen ama gerçek bir maliyettir.

Mobil ve masaüstü. Web paneli çoğu iş için yeter. Sahada çalışan ekip için telefon uygulaması ya da kasada çalışacak masaüstü uygulama istenirse ayrı kalem olur; mobil uygulama yaptırma fiyatları yazısında anlattım.

Sunucu, yedek ve bakım. Yazılım bir sunucuda çalışır; barındırma, yedekleme, güvenlik güncellemeleri ve hata düzeltme teslimden sonra da sürer. Bakım isteğe bağlı aylık plandır; sunucu bedeli sağlayıcıya ödenir.

Eğitim ve devir. Ekibinize kullanımın gösterilmesi, yazılı kullanım notu, kaynak kodun ve veritabanı erişiminin belgeli teslimi.

Fiyatı ve riski küçülten yol

Büyük proje satmıyorum. Önce işin özünü yapan en küçük çalışan sürüm kurulur, ekip onu kullanmaya başlar, sonraki aşamalar kullanımda görülen ihtiyaca göre ayrıca fiyatlanır. Böylece hiç kullanılmayacak özellik için ödeme yapmazsınız ve yazılımın akışınıza uyup uymadığını ilk aydan görürsünüz. Her projede kaynak kod, veritabanı ve sunucu erişimi yazılı olarak sizde kalır; iş birliği biterse sistem elinizde çalışmaya devam eder.

Teklifte ne yazmalı

• Akış ve ekran listesi; ilk sürümde olan ve sonraya bırakılan işler.
• Kullanıcı rolleri ve yetkiler.
• Entegrasyonlar: hangi sistemle, hangi yönde, ne sıklıkla?
• Veri aktarımı dahil mi?
• Sunucu kimin adına, aylık bedeli ne; yedek nasıl alınıyor?
• Kaynak kod ve veritabanı kime ait, teslimde nasıl veriliyor?
• Bakım planı ve arızada dönüş süresi.

Samsun'da nasıl çalıştığımı ve hangi işleri yaptığımı Samsun yazılım sayfasında anlattım; kafe ve restoranlar için hazır ürünüm Sofra.

Hazır program mı, özel yazılım mı kararını iki somut örnekle stok takip programı nasıl seçilir ve CRM nedir, küçük işletmeye gerekir mi yazılarında anlattım.

Sık sorulanlar

Özel yazılım ne kadar sürer? İlk sürüm için takvim kapsam belgesinde yazar; süreyi akış sayısı, entegrasyonlar ve karşı sistemlerin cevap hızı belirler.

Excel'den devam etsem olmaz mı? Tek kişi kullanıyorsa ve hata maliyeti düşükse olur. Birden fazla kişi aynı dosyaya giriyorsa, stok ile sipariş birbirini tutmuyorsa ya da müşteri geçmişi kaybolmaya başladıysa yazılımın zamanı gelmiştir.

Yazılım bittikten sonra bana bağımlı kalır mıyım? Hayır. Kod ve veri sizde, belgeli; başka bir geliştirici devam edebilir. Bakımı ben sürdürürsem bu isteğe bağlı aylık bir plandır, zorunluluk değil.