Stok takip programı nasıl seçilir? Excel'den çıkma zamanı ve gerçekten bakılması gerekenler

Algow döneminde bir catering firmasının satış, stok, fatura ve çek takibini yaptığı programı sıfırdan yeniden yazdık. Eski programın kaynak kodu kayıptı; elimizde yalnızca veritabanı vardı. Veriyi yeni sisteme taşırken stok tarafında öyle bir fark çıktı ki, bu yazının çoğu o farktan öğrendiklerimden oluşuyor. Stok takip programı seçecek ya da yaptıracak bir işletmenin bakması gerekenleri sahada gördüğüm sırayla anlatıyorum.

Excel ne zaman yetmez?

Az ürünlü, tek depolu ve tek kişinin yönettiği bir işletme için iyi düzenlenmiş bir tablo bir süre iş görür. Yetmediği an genellikle şu işaretlerle gelir: aynı ürünü birden çok kişi düşmeye başlar ve kimin neyi değiştirdiği bilinmez; dükkânın yanına bir şube, bir depo ya da internet satışı eklenir ve aynı ürün iki yerde ayrı ayrı izlenir; sayım yapıldığında çıkan fark açıklanamaz; "bu ay hangi ürün ne kadar kazandırdı" sorusunun cevabı günler alır. Bu işaretlerden ikisi varsa programa geçmenin zamanı gelmiştir.

En önemli kural: stok hareketten hesaplanır

Catering firmasının eski programında her ürünün bir stok bakiyesi vardı ve bu sayı elle güncellenebiliyordu. Yeni sistemde bakiyeyi giriş ve çıkış hareketlerinden yeniden hesapladığımızda 224 üründe kayıtlı bakiye ile hareketlerin toplamı birbirini tutmadı. Kök neden basitti: açılış stokları programa hiçbir zaman hareket olarak girilmemiş, sayılar zaman içinde elle düzeltilmişti. Hangi sayının doğru olduğunu artık program söyleyemiyordu.

Yeni programda bakiye elle yazılamıyor; her sayı bir alış, satış, fire, iade ya da sayım düzeltmesi hareketinden doğuyor ve geriye doğru izlenebiliyor. Göçte eski bakiyeyi esas aldık ve işletmeye fiziksel sayım önerdik. Program seçerken soracağınız ilk soru bu olmalı: stok miktarı nereden geliyor ve bir sayının neden o olduğunu geriye doğru görebiliyor muyum? Programa geçerken de açılış stoklarını tahminle değil, bir sayımla ve açılış hareketi olarak girin.

Bakılması gereken özellikler

• Barkod: Ürün girişinde ve satışta barkod okutulabilmeli, gerekirse raf ve ürün etiketi basılabilmeli. Okuyucu yoksa telefon kamerası da iş görür.
• Depo ve şube: Birden çok depo, şubeler arası transfer ve her deponun ayrı bakiyesi.
• Birim dönüşümü: Koli olarak alınıp adet olarak satılan, kilo ile alınıp gramla kullanılan ürünlerde dönüşümü program yapmalı.
• Sayım ve fark: Sayım sonucunu girip farkı tek tuşla düzeltebilmek ve farkın nedenini (fire, kayıp, hatalı giriş) not edebilmek.
• Kritik seviye: Biten ya da bitmek üzere olan ürün için uyarı.
• Maliyet ve kârlılık: Alış fiyatları değiştikçe ortalama maliyetin hesaplanması ve ürün bazında kârlılık raporu.
• Yetki ve kayıt geçmişi: Personelin yalnız görmesi gereken ekranları görmesi, kimin neyi ne zaman değiştirdiğinin kayıt altında olması. Catering programında personel yalnızca yemek ve stok ekranlarına erişiyordu; fiyat ve fatura yöneticide kaldı.
• Bağlantılar: E-fatura ve e-arşiv, kasa ya da POS, e-ticaret sitesi ve pazaryerleriyle bağlantı. Bağlantısı olmayan her kanal, stoğun elle eşitlenmesi demektir.

Kasa ve satışla bağlantıda iki ince ayrıntı

Birincisi, kasadan yapılan satışın stoğu kendiliğinden düşüp düşmeyeceği bilinçli bir karar olmalı. Aynı satış hem kasadan hem de elle stoktan düşülürse ürün iki kez eksilir; hiç düşülmezse rafta olmayan ürün programda görünür. Hangi kanalın stoğu düşürdüğünü baştan yazılı hâle getirin.

İkincisi zamanlama. Catering programının kasa tarafında, vardiya kapandıktan sonra okutulan bir barkodun kapanmış vardiyaya yazıldığını gördük; o vardiyanın raporu çoktan basıldığı için fark kimsenin gözüne çarpmıyordu. Program seçerken gün sonu, vardiya ve iade gibi sınır durumlarının nasıl ele alındığını sorun; satış ekibinin göstermediği yerde sorun genellikle buralardadır.

Pazaryerinde satanlar için stok eşitleme

Ürünlerini Trendyol, Hepsiburada ve kendi sitesinde aynı anda satan bir işletmede en sık yaşanan sorun, bir kanalda satılan ürünün diğerlerinde satılmaya devam etmesidir. Bu iş için kurulmuş araçlar siparişleri tek panelde toplar, stok ve fiyatı kanallar arasında eşitler, kargo etiketini toplu basar. Satış ortağı olduğum Ordera bu sınıfta bir araç; ürün çıkışında barkod kontrolü ve siparişten muhasebe programına fatura aktarımı da yapıyor. Pazaryerinde satış yapıyorsanız stok programından önce bu bağlantıyı düşünün.

Hazır program mı, özel yazılım mı?

Alış, satış ve depo akışı alışılmış kalıplara uyan çoğu işletme için hazır, abonelikli bir program en hızlı ve en ekonomik yoldur. Özel yazılım; catering firmasındaki gibi yemek, stok, çek ve tedarikçi takibinin tek sistemde ve işletmenin kendi akışıyla birleşmesi gerektiğinde anlam kazanır. Restoranlar için geliştirdiğim Sofra da o programın kod tabanından doğdu. Özel yazılımın maliyetini neyin belirlediğini özel yazılım fiyatları yazısında anlattım.

Samsun'da nasıl çalışıyorum?

Önce işletmenin alıştan satışa nasıl çalıştığını, kaç depo ve kaç satış kanalı olduğunu dinliyorum. Akış hazır bir programa uyuyorsa onu öneriyorum, uymuyorsa özel yazılımın kapsamını yazılı olarak çıkarıyorum; geçişte açılış sayımını ve veri aktarımını birlikte planlıyoruz. Ayrıntılar Samsun yazılım sayfasında; işletmenizin akışını WhatsApp'tan yazabilirsiniz.

Sık sorulanlar

Ücretsiz stok takip programı var mı? Var; ücretsiz sürümler ve tablo şablonları küçük işletmelerde başlangıç için yeter. Sınırları genellikle kullanıcı sayısı, depo sayısı ve bağlantılarda ortaya çıkar.

Stok takip programı e-faturayla çalışır mı? Çoğu program bir e-fatura entegratörü üzerinden fatura keser ya da alış faturalarını içeri aktarır. Seçmeden önce kullandığınız entegratörle bağlantısı olup olmadığını sorun.

Barkod okuyucu şart mı? Şart değil ama hızı ve doğruluğu artırır. Ürün sayısı azsa telefon kamerasıyla okutan programlar da iş görür.

Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı? İşletmeye göre değişir; programa geçerken ve yıl sonunda tam sayım, yıl içinde de değerli ve hızlı dönen ürünlerde düzenli kısmi sayım iyi bir başlangıçtır.

Ordera'nın satış ortağıyım; bu yazıdaki Ordera bağlantısı bilgi amaçlıdır.